煩雑化していたExcel帳票の管理・運用コストをシステム化により削減

SBテクノロジー株式会社は、ソフトバンクのグループ企業で、ICTサービスの提供を中心に事業を展開している。主にクラウドやセキュリティといった分野のサービスが強みだが、同社が手がけるECソリューション「Growing EC Suite」は、長年手がけてきた様々なECサイトの構築・運営ノウハウを集約させたサービスである。この「Growing EC Suite」に含まれる、さまざまなライセンスの保守管理システムに、メシウスのドキュメントAPIライブラリ「DioDocs（ディオドック）」が導入された経緯や成果について、同社のECサービス事業部に所属する森下さま、藤田さまにお話を伺った。

お客様ごとに変わる保守契約証書の入出力業務に対応するには？

―はじめに、DioDocsが導入されているシステムの概要を教えてください。

森下さま
弊社では、EC サイトのシステム構築・保守・運営までワンストップで支援する「Growing EC Suite」というサービスを提供しています。このサービス自体は、サービスの形態が“EC”になる前のFAXの時代から受け継がれている歴史のあるサービスです。

森下さま
この「Growing EC Suite」内で利用する、保守契約管理システムにDioDocsを導入しました。各種ライセンスの保守証書の入出力をカバーするシステムとなっています。

―ECサービスのシステムに付随するサブシステムということですね。各種ライセンスとは、どのようなものがあるのでしょうか？

森下さま
セキュリティソフト、ネットワーク機器などのライセンスになります。ソフトウェアの使用期限やサポートの有効期限など、ライセンスの種類は多岐に渡り、それぞれ契約しているベンダーごとに保守証書が必要になります。「Growing EC Suite」はお客様のご要望やご利用形態に合わせて構築・運用するオーダーメイドのサービスなので、保守証書の種類や量もお客様によって変わります。

―システム化に至った経緯を教えてください。

森下さま
もともとこの保守証書の入出力には古い仕組みがあり、それを利用していました。Excelで証書を作り、PDFに出力して、そのPDFをメール送信する、という手動のフローが多かったことと、証書のカスタマイズに対応することが難しく使い勝手も悪かったため、新システムの開発を進めることになりました。

―DioDocsが使われているのはシステムのどの部分でしょうか？

森下さま
システムに用意されているWebフォームから必要な項目を入力し、情報をサーバーに送信してExcel帳票を出力する部分です。
また、Webフォームのほかにテンプレート化されたExcelファイルをアップロードしてExcel帳票を出力することもできます。こちらも同じようにDioDocsを使って処理しています。

Microsoft Azureの運用環境サポートが導入を後押し

―DioDocsの導入を決めた理由を教えてください。

藤田さま
古い仕組みからの置き換えでしたので、要件はある程度絞られていました。その1つが、Excelで作成されたデータをPDFで出力することです。他社のライブラリなども検討しましたが、DioDocsがシンプルで使いやすかったことが導入の理由です。

―開発環境、運用環境のサポートについても評価されましたか？

藤田さま
はい。このシステムは.NET Core 3.1を利用して開発しています。今後も古くなったシステムは最新環境に置き換えていくという社内方針がありますので、サードパーティ製品の導入にあたって最新の.NET開発環境に対応していることは重要な要素です。
また、システム運用の要件としてMicrosoft Azureが挙げられていました。他社のライブラリの場合、AzureのPaaSでは動かない、ということもありましたが、DioDocsはAzureの運用をサポートしているので、その点も安心でした。
今回はバッチ処理の要件があったためAzure Functionsを利用しているのですが、問題なく動作しています。

―DioDocsを利用して良かった点を教えてください。

藤田さま
PDF出力の再現性が高いところです。DioDocsを利用して出力されたExcelを基にPDFを出力していますが、Excelで使用できる関数や条件付き書式もサポートされているので、思い描いていたとおりのPDFを作ることができています。

―条件付き書式の機能はどのように利用しているのですか？

藤田さま
帳票上にデータを表示する項目がある部分とない部分で条件があるので、その条件によってセルの罫線を表示／非表示にする、といった細かい部分で利用しています。

森下さま
一般的にこういった要件を実現する場合、フィールドの設定とセルの設定はプログラムで書かなきゃいけないことが多いと思います。その点、DioDocsは条件付き書式についてもExcel側に委ねることができるので、開発工数削減の点でメリットであると感じます。

―DioDocsの使い勝手はいかがでしたか？

藤田さま
実際に実現したいことがサンプルで公開されていたので、サンプルを活用したら難なく実現できました。サンプルは日本語で説明されているのでとても分かりやすかったです。
1点課題となったのは、画面の表示と印刷したレイアウトにズレで生じてしまう現象です。これはDioDocsの利用に限った問題ではないのですが、この部分の調整には少し苦労しました。

今後の展望とメシウスに期待することとは？

―新しい保守管理システムをリリースして、ユーザーの反応はいかがですか？

森下さま
以前はユーザーさまがExcelからPDFに変換して、それをメールに添付して送信、というフローだったのですが、このフローをすべてシステム上で完結できるようになったので、業務効率が上がったと聞いています。また、発行された保守証書はエンドユーザーさま自身のマイページから確認することができるので、データの管理コストも削減できました。
対応する保守証書の種類も徐々に増えているので、ユーザーさまからの要望は少しずつ高度なものになっています。システムを刷新したことで「もっとこうしたほうが良いのではないか」という声が聞こえてくることは、大変ですがやりがいにもなりますね。

―今後もDioDocsを活用していく予定はありますか？

森下さま
今回は保守契約管理システムに利用しましたが、それとは別の古いアプリケーションで帳票システムを使ってPDFを出力しているものがいくつかあります。こういったシステムについてもDioDocsを使って置き換えていくことで業務が楽になるのではないかと考えています。

―今後の活用にあたってメシウスへのご要望はありますか？

藤田さま
製品については使い勝手も良いですし、特に要望はありません。今後もサンプルを試して、実際のフォーマットに当てはめて、という活用をしていきます。

森下さま
技術的な面はもちろんですが、ライセンスの制約の面についてもDioDocsの採用を左右する要素になります。BtoC、つまり不特定多数のお客さまの利用について費用対効果が見合う契約ができれば、DioDocsを導入できるシステムの幅も拡がると考えています。
まずは、自社内のバックオフィス業務で利用している帳票システムについて、DioDocsを利用したシステムへ置き換えていくことから検討していく予定です。

―貴重なご意見をありがとうございます。ライセンスについては、ご要望をお聞きしながら契約内容をご提案することが可能ですので、お気軽にご相談ください。本日はありがとうございました。

取材協力：2021年7月

• グレープシティ株式会社は、2023年11月1日よりメシウス株式会社に社名を変更しました